Når borgeren ansøger om pas, tages der stilling til, om det gamle pas beholdes og eventuelt forlænges, samt hvorledes det nye pas ønskes udleveret; sendes hjem; hentes i ekspeditionen i borgerservice eller hentes i kommunens udleveringsautomat. Hvis borgeren for eksempel har visering, som ikke må hulles, skal passet udleveres manuelt, idet Dokumentboksen altid vil hulle gennem hele passet.

Når pas til afhentning ankommer fra producenten, scannes stregkoden bag på passet med håndscanneren. Her skilles de op i to bunker, nemlig i dem, som skal udleveres manuelt og dem, som skal i Dokumentboks. Når stregkoden skannes vil der automatisk blive udskrevet en ”søge etiket” til de pas, som skal udleveres manuelt. De pas som skal i Dokumentboks scannes herefter ét for ét på den indbyggede scanner. Hver gang et pas scannes, åbner der automatisk  en skuffe, hvor passet lægges i. Systemet vælger en skuffe  efter personens højde (læses i ansøgningen), så man altid kan nå sit nye pas – også fra en kørestol.

Når alle dagens pas er scannet, sendes automatisk en SMS til hver borger om at dokumentet er klar til afhentning i automaten. Hvis der sker en fejl under fyldningen, hvorved et forkert pas lægges i en skuffe, vil dette resultere i at et pas bliver scannet to gange – og når det registreres af systemet, springer samtlige ”dagens” skuffer op, hvorefter opfyldningen startes forfra.

I SMS’en står en 6 cifret kode, som skal bruges, når borgeren afhenter passet. Koden tastes som det først, og hvis der er registreret et eksisterende pas på borgeren, sættes dette nu i automaten, som læser chippen og derved autentificerer borgeren. Når det korrekte pas er sat i automatens paslæser vil det blive annulleret, inden skuffen med det nye pas åbner. Annulleringen indebærer afmelding i pasregistret og hulning af passet, så antenne og MRZ altid rammes uanset, hvordan passet sættes i maskinen.

Har borgeren ikke et eksisterende pas autentificeres med NemID.

Hvis borgeren ønsker at beholde det gamle, annullerede pas, bliver dette udleveret igen – ellers bliver det i maskinen.

Borgerservice kan bestemme hvor længe et pas skal ligge til afhentning i boksen. Dette kan blandt andet afhænge af sæson, så når der er mange pas, ligger de kortere tid. Uafhentede pas frigives gennem en særlig procedure, som også sender SMS til borgeren om at passet er flyttet fra Dokumentboksen til manuel udlevering.

Al instruktion og betjening sker via den indbyggede touch skærm, både for medarbejdere når boksens skal betjenes, og for borgeren når pas afhentes.

Annullatoren sikrer effektiv hulning af passet. Hullerne er placeret, så de altid rammer både chippens antenne og MRZ koden, uanset hvordan passet sættes ind.